1招投标管理中的信息化

    在建设工程中，招投标管理是项目管理中非常重要的一环。投资建设方通过有序规范的招标采购，可以为投标人提供相对公正、公平的竞争环境，有利于打破地域封锁与行业垄断，实现优胜劣汰，进而选择合适的承建及供应单位，以节省采购资金，降低投资成本和投资风险。规范招标人招投标管理行为的成败直接关系到工程建设的投资、质量、安全等工程建设成果。

1.1招投标管理的特点

    招投标管理是一个复杂的系统工程，且政策性、程序性非常强，涉及到招标方、投标方、招标代理、技术专家、招标监督管理等多个部门。若管理中存在一系列不规范性，将有可能会造成建设项目标准降低、项目目标改变、建设资源浪费、项目未达到预期建设效果的现象出现。建立招投标管理体制，实行流程化管理是解决这一问题的有效方法之一。一般来说，招标投标需经过招标、投标、开标、评标与定标等程序。根据招投标工作的业务流程特性，一般有几个重点：确定招标项目，组织单位编制招标计划，为项目招标作好准备，发出招标公告，预审投标单位资格，发布及评审招投标文件，专家评标，发布中标单位，最后完成招标，这其中的各个环节环环相扣。为了及时、准确和完整地处理项目信息，单靠人工处理有时显得力不从心，因此项目管理人员一般都借助于计算机来辅助建设项目的管理。

1.2招投标流程化管理理念

    引入流程化管理理念，借助于信息化管理系统就可以在招投标管理中实行流程化管理的目的。在充分借鉴工业企业流程化生产管理理念的基础上，借助与信息化管理系统可以在招标管理中形成一条管理流水线。这条管理流水线打破了传统意义上以“管理人”为对象的管理模式，而转向“管理流程”的管理模式上来。另外，在实践过程中，可以把招投标管理中的各项管理制度和管理创新成果及时整合到管理流水线上来，使所有参与其中的角色均按照预定的流程来进行有序地工作。这其中，每个招标工作步骤都是流水线上的一个环节，要想完成全部的招投标工作就必须按照既定的流程依次进行下去。特别值得说明的一点是，这条“流水线”上的各个流程给所有参与其中的人员提供了良好的施展个人才能的空间，以尽量发挥每个个体在这一流水线上的独特价值，最终实现提高整体工作效率和管理水平的目的。

2项目管理信息化系统——Greata

    随着互联网、多媒体数据库及电子商务等以计算机和通讯技术为核心的现代科技的迅猛发展，给现代项目管理提供了先进的实现方式和手段。项目管理信息化系统就是利用先进的信息技术建立一套工程信息管理系统，并通过这一系统对项目全过程的介质信息资源进行有效、有序、有组织地管理，最终实现对项目的跟踪管理和宏观调控，而这也是项目管理现代化的一种有效解决方案。

   在建设工程领域，专业进行项目管理信息化的软件系统(如图1所示)——Greata具有以下四个方面的优势：

(1)强大的内置流程引擎；

(2)综合的业务功能；

(3)灵活的配置方式；

(4)先进可靠的软件架构技术。

      Greata划分集团层级和项目层级工作区，以合同管理、进度管理为主线，以各种类型“智讯卡”承载庞大的项目信息构筑成面，以各种报表、仪表盘为反馈点，同时基于角色的用户权限控制，以此来管理项目范围，控制成本、质量和工期。下文将浅析Greata在建设工程招投标管理中的应用。

3Greata在招投标管理中的具体应用方式

    依据招标管理工作的特点，Greata系统通过明确招投标管理的业务流程，协助对招标管理流程再造、招标项目确定、招标文件确定和发布、邀标投标单位管理、资格预审、现场踏勘、招标文件答疑、评标过程的管理及与系统的对接模式等方面进行规范、有效的管理。

3.1Greata协助进行招投标管理流程再造

    针对招标管理工作思路，通过调研各行政职能部门、建设企业、投标单位、相关咨询部门等在招投标工作中的角色作用，制定招投标管理的业务流程（如图2所示），设定与各步骤相符的流程体系，并梳理完善的组织结构、人员配置、岗位职责、业务与管理规范等，形成招投标管理系统的流程再造。将这种梳理过的流程系统固化在Greata系统中，引入工作流和网页个人工作平台，合理划分人员和岗位角色的功能权限和数据权限，达到流程化运作和管理的目的，为各项工作提供高质量的信息产品，提高决策科学性。

3.2Greata协助招标项目确定的管理

    建设项目的招标不是一撮而就的，一个建设工程设计、勘察、施工、材料设备供应等不同标段的招投标工作不会也不可能同时进行，一个项目常有几十个甚至几十个标段，所以需要对项目的招标内容制定详细的规划。而在一个标段的招标过程中计划又往往受到多重因素的制约，如企业各级经理人时间的制约，专家时间的制约，投标单位数量的制约，政治因素的制约，以及招投标过程中的许多基础性评估标准和准则的制约，这些都时刻影响招投标过程的按时推进。

    Greata系统中进度计划模块，通过设定不同的“子类”编制不同层级的计划进行跟踪。如将项目的招标规划设计为二级计划，基于企业计划模版创建不同项目的招标规划，并设定相应的“里程碑”节点，通过红绿灯预警信息判定此项招标启动及完成情况。而通过在“状态报告”设定提醒事项的频率，自动进行工作提醒。

   创建可交付结果关联，查找并及时规避可能形成延时的因素。如将某个设计计划中招标图纸设计完成时间与招标计划中发布招标文件时间相关联进行跟踪，在可交付结果页面及时了解与之影响事件的完成情况。

    Greata把每一个进度计划的数据、所有的业务逻辑关系都保存在数据库内，并同时提供灵活的分析工具让用户构建不同的分析报表，从不同角度去分析项目进度。做好工程项目的合同招标规划及各个标段的招标计划，用进度控制管理招标项目的进程，从而实现对项目招标工作进行监控，及时了解工作进展。

3.3Greata中对招标文件确定及发布的管理

    科学、合理、严谨的招标文件是招标成功的关键。招标文件的编制质量是招标工作成功的关键。一份理想的招标文件是一本严谨的具有法律效力的文件。招标文件作为招投标过程乃至于工程项目实施全过程的纲领性文件，是整个工程项目造价控制的关键。招标文件一般包括投标邀请投标人须知，合同条款（包括通用条款、专用条款），合同协议书格式，技术规范，工程量清单，图纸，附件（包括投标书、投标文件格式、投标保函格式、履约保函格式）。同时，根据《评标委员会和评标办法暂行规定》，招标文件中必须载明详细的评标办法，明确地阐明评标和定标的具体和详细的程序、方法、标准等。由此，招标文件的内容需招标代理、设计院、工程技术部门、财务人员、等各业务、职能部门的综合协同完成。

    Greata通过预配置或随需式工作流配置，对不同类型智讯卡配制成适合招投标业务流程的子类工作流计划。通过不同的业务模块完成招标文件的编制及发布。由于每个工程的特殊性，招标工作不止单纯地按程序地进行操作，还应该独立地编制招标文件。运用办公模块的“提交单”智讯卡编制及审批各业务部门招标文件文本（合同条款、技术文件等），特别是招标文件技术部分的编制主要依靠特定的技术专家；由设计部门人员用“图纸”智讯卡完成招标图纸设计，用“图纸发送单”智讯卡发送招标图纸给相应的投标单位，用“文件”智讯卡完成相应评标办法及相应职能部门的综合审批，用合同商务模块进行招标的造价控制，用“往来通讯”智讯卡完成招标文件对投标单位的发送记录等。Greata工作流计划及活动日志页面会提示或实时反映每个岗位角色对智讯卡的动作，形成活动档案。